Auswahl eines Cloud Telefon Systems (2 von 3)

04 July 2020

Die Telefonanlage rückt mit Ihren Funktionen schnell mal in den Hintergrund, obwohl es allgemein bekannt ist, dass das gesprochene Wort am Ende den entscheidenden Unterschied macht. Wir haben in den vergangenen Jahren immer wieder gesehen, dass wenn die Sprachkommunikation (das Telefon) nicht wie gewohnt funktioniert, die Akzeptanz der Lösung dahin ist.

Es ist nicht hinnehmbar, dass ich ein eigehendes Telefonat nicht annehmen kann, weil ich mich gerade in einer Websession befinde. Da kann die Lösung noch so schön aussehen und der Herstellername noch so mächtig sein. Nur einfache, für den Laien leicht und intuitiv zu bedienenden Lösungen werden akzeptiert und genutzt. 
Prüfen Sie deshalb bei Ihrer Auswahl, ob die wesentlichen Funktionen einer Telefonanlage mit den angebotenen Kollaborationslösungen den entsprechenden Stellenwert haben und dem Anwender die wesentlichen Funktionen bereitstellt.

Wir haben in der nachfolgenden Tabelle die Funktionen angesprochen und beschreiben die eine neue Lösung, die Sie einsetzen und wieder bereitstellen soll. 
Daneben bieten moderne cloudbasierte Lösungen einen Strauß von Managementfunktionen. Diese bieten dem Servicepersonal in Ihrer IT oder beim Serviceunternehmen von der Konfiguration über die Inbetriebnahme und der Systemüberwachung bis zur Störungsbearbeitung eine umfassende Unterstützung, welches sich in Performance und Kosteneffizienz wiederspiegeln wird.

Last but not least sollten Sie sicherstellen, dass die ausgewählte Lösung die europäischen Sicherheitsgesetze einhält. Hier verweisen wir auf die Richtlinienkompetenz des BSI, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie.

Bevor Sie die technischen Details betrachten, empfiehlt sich die Beantwortung der neun nachfolgenden Fragen:

Kosten
Prüfen Sie, welche Kosten Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Telefonanlage entstehen. Telefonanschlusskosten, Telefongebühren, Miet- und Servicekosten, Upgrades auf neue Versionen etc.

Flexibilität
Wollen Sie während des laufenden Vertrages Benutzer hinzufügen oder entfernen? Was müssen Sie für neue Geräte oder für Benutzer bezahlen? Welche Auswirkung hat das auf die Laufzeit des Vertrages?

Sicherheit
Soll das System Anrufe auf Tablets oder Mobiltelefone umleiten, wenn das Zugangsnetz ausgefallen ist? Akzeptieren Sie Einschränkungen in den Funktionen, wenn die Mitarbeiter nicht im Büro arbeiten?

Konsistenz
Sollen alle Funktionen auch für Remote-Mitarbeiter zur Verfügung stehen oder sind Einschränkungen akzeptabel? Erwarten Sie die gleiche Qualität an jeder Stelle? – Je nach eingesetzter Technologie wird je nach genutztem Netzwerk die Übertragungsqualität nach unten angepasst!

Usability
Sollen die Funktionen auf Telefon, PC und mobilen Geräten gleich sein oder nehmen Sie Unterschiede in Kauf? Möchten Sie immer noch ein Telefon am Arbeitsplatz haben? Eine APP ist oft die funktionellere Lösung!

Professionalität
Muss das System Funktionen wie Auto Attendant, Music on Hold, automatische Anrufverteilung, Call Queuing etc. unterstützen, damit kein Anruf verloren geht.

Produktivität
Benötigen Sie Funktionen wie Konferenzen, raumbezogene Zusammenarbeit, Instant Messaging und Präsenz, Teamcollaboration?

Mobilität
Soll das System iOS- und Android-Geräte unterstützen? Erwarten Sie volle Funktionalität, auch auf den mobilen Endgeräten?

Wartung
Erwarten Sie, dass das neue System über eine webbasierte Benutzer-Selbstverwaltung verfügt, die es Ihnen ermöglicht, leistungsstarke Funktionen von einer einzigen Webseite aus zu steuern? Erwarten Sie, dass Ihr Serviceanbieter Diagnosefunktionen einbindet, so dass er Probleme, auf die Sie stoßen könnten, schnell erkennen kann?

Lesen Sie hier Teil 1 und Teil 3 dieses Beitrages: Teil 1 Teil 3