Im Handwerk, bei mittelständischen Produktionsunternehmen, in der Industrie und in Verwaltungen werden jeden Tag von Mitarbeitern unzählige Arbeitsschritte durchgeführt. Die meisten davon sind Tätigkeiten, die erst durch die Aneinanderreihung solcher Tätigkeiten zu einem Arbeitsprozess verschmelzen. Diese Arbeitsprozesse können eine beliebige Anzahl von Mitarbeitern, in unterschiedlichen Abteilungen, ortsunabhängig über einen nicht definierten Zeitraum, einschließen.
Häufig werden, mit Blick auf verstärkte Auflagen die Pflicht zur Dokumentation betreffend, schärfere gesetzliche Regeln eingefordert und bei der Revision wird darüber geklagt, dass Arbeitsprozesse immer noch viel zu oft spontan, unstrukturiert, ohne Koordination und damit ohne jede Möglichkeit der Qualitätskontrolle und -sicherung durchgeführt werden.
Ist es das Ziel bei Arbeitsprozessen die
- die Qualität zu verbessern
- deren Effizienz zu steigern
- die Zusammenarbeit bei der Bewältigung eines Aufgabenbündels zu optimieren,
dann ist der Einsatz eines Workflow Management-Systems das beste Mittel der Wahl. Das bedeutet zunächst, dass man aus einer Vielzahl von Arbeitsprozessen diejenigen identifiziert, von denen man annimmt, dass Ihre Einbindung in das Workflow Management-System für das Unternehmen eine Verbesserung bedeuten. Dabei betreuen die jeweiligen Abteilungen die verschiedensten Anforderungen: In der Buchhaltung werden Rechnungen verbucht, die von der Fachabteilung freizugeben sind, Bestellprozesse benötigen Freigaben aus der Leitungsebene.
Das Workflow Management-System dient auch dazu um z.B. an einem Servicedesk komplexe Aufgabenstellungen wie eine Störungsbeseitigung, einen Change Prozess oder einen Umzug zu bearbeiten.
Bestimmen Sie Ihren Ablaufplan – Mit Ihrem Workflow Management-System
Das Workflow Management-System bietet die Grundlage um die Arbeitsabläufe vorab klar zu definieren: Die einzelnen Arbeitsschritte werden einzelnen Personen oder Personengruppen zugewiesen. So wird eine konsistente Vorgangsbearbeitung sichergestellt und die gewünschte Transparenz über den Gesamtprozess gewahrt.
Sind die Arbeitsschritte ausgewählt wird der Work Flow modelliert: Alle Prozessbeteiligten, Personengruppen, erforderliche Hilfsmittel, zeitliche Abläufe und Eskalationswege spielen hier die entscheidende Rolle. Um am Ende einen automatisch ablaufenden Arbeitsprozess zu verwirklichen.
Als Beispiele werden hier ein paar Prozesse aus dem Netz-Servicemanagement aufgeführt:
- Schalten eines DSL-Anschlusses in einem Glasfaser-Stadtnetz
- Umzug einer Abteilung innerhalb eines Unternehmens
- Beschaffung eines Ersatzteils im Rahmen einer Störungsbeseitigung
- Auslösen von Eskalationen bei SLA-Verletzungen
- Revision eines Abwasserkanals
Bei der Netz-Service-Management-Software ATRADIS< ist mit ATRADIS<Manage ein Workflow Management-System integriert. Die hat den Vorteil das Doppelarbeiten vermieden und Netzdaten immer konsistent gehalten werden können. Der Austausch über Schnittstellen mit Fremdsystemen ist immer gegeben.
Mit der Einführung eines Workflow Management-Systems werden natürlich in erster Linie Unternehmensziele verfolgt:
- Senkung der Prozesskosten
Dies ist in den meisten Fällen der zuerst genannte Punkt als Argument für die Beschaffung eines Workflow Management-Systems. Eine stringente Abarbeitung der einzelnen Prozessschritte mit automatischer zeitlicher Taktung der einzelnen Schritte lässt den Aufwand für Kontrolle und Arbeitsanalyse gegen null gehen. Mindestens genauso wichtig ist, dass in Zeiten des Mangels an qualifizierten Mitarbeitern Workflow Management-Systeme dabei helfen, durch standardisierte und vorgeplante Prozesse auch dabei geringes qualifiziertes Personal an neue Aufgaben heranzuführen.
- Mehr Transparenz und Überblick
Alle Beteiligte an einem Workflow haben Überblick über den Status. Die systemeigene Dokumentation erleichtert im Eskalationsfall die Fehlersuche. Der QM (Qualitätsmanager) verfügt so permanent über die Qualitätsinformationen was die Audits entlastet.
Um die Frage in der Überschrift zu beantworten, möchten wir darauf hinweisen, dass die Arbeitsprozesse von Menschen ausgeführt werden. Wenn die Workflows so modelliert sind, dass der Mitarbeiter keine Eigeninitiative einbringen kann, werden aus Mitarbeitern unmündige Erfüllungsgehilfen – Eine möglich Konsequenz: Sie beginnen innerlich zu kündigen und bringen das System nicht weiter voran. Das wäre ein Fluch. Wenn das Workflow Management-System aber den Mitarbeiter miteinbezieht und Gruppenarbeit unterstützt werden Fehler zunächst nicht zu Schuldzuweisungen auf ein einzelnes Individuum führen. Daraus erfolgt ein Motivationsschub für das Team, die Qualitätsprobleme intern zu lösen. Insofern empfinden unsere Kunden die Workflow-Lösungen mit ATRADIS<Manage als Segen für ihre Mitarbeiter und ihr Unternehmen. Lassen Sie sich von uns, dem Team von TCC – The Cloud Company, beraten. Wir helfen Ihnen gern weiter.